Aktivitas Bisnis dalam Siklus Pengeluaran

SIKLUS PENGELUARAN
Definisi :
rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Ruang Lingkup :
Ruang Lingkup Batasan Data Flow Diagram (DFD) :
Data Flow Diagram (DFD) :
Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).
Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :
1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).
Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Data flow (arus data).
Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.
3. Process (proses).
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
4. Data store (simpanan data).
Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.
Komponen :
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
– Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
– MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
– Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
Memutuskan apakah menerima pengiriman
Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
– Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
Batasan :
Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Karakteristik Proses Bisnis
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:
1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
DFD :

SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan Data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

sumber : http://kalisasuhardi.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html
http://trisendi92.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

BAGIAN YANG TERKAIT DAN FUNGSI PADA SIKLUS PENGELUARAN

A. Fungsi yang terkait dengan proses pembelian

1. Gudang/Bagian Lain
   Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian bagian gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bagian pembelian.
2. Pembelian
   Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bagian penerimaan dan bagian hutang dagang.
3. Penerimaan
   Bagian penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bagian penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bagian gudang untuk meminta  persetujuannya.
4. Hutang Dagang
   Bagian hutang dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan ke dalam jurnal dan buku besar.
5. Kasir/Pembayaran
   Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bagian hutang dagang, bagian kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

B. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
   Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi  pencatatan  utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utang
   Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur
4. Fungsi akuntansi biaya
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
   Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
7. Fungsi penerimaan kas.

sumber :http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2895/SIKLUS+PENGELUARAN.doc 
 https://www.scribd.com/doc/113568658/Auditing-Siklus-Pengeluaran

Siklus Pengeluaran dalam Sistem Informasi Akuntasi

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

sumber : http://mudahbelajargrammar.blogspot.co.id/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html

Elemen Pengendalian Intern Menurut COSO

Pengendalian internal memiliki lima elemen atau komponen yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Adapun faktor yang membentuk lingkungan pengendalian meliputi ;

• Integritas dan nilai etika
• Komitmen terhadap kompetensi
• Dewan direksi dan komite audit
• Filosofi dan gaya operasi manajemen
• Struktur organisasi
• Penetapan wewenang dan tanggung jawab
• Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia

2. Penialaian Risiko
Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas dimana organisasi beroperasi
Berkaitan dengan penilaian risiko, manajemen juga harus mempertimbangkan hal-hal khusus yang dapat muncul dari perubahan kondisi, seperti

•  Perubahan dalam lingkungan operasi
• Personel baru
• Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi
• Pertumbuhan yang cepat
• Teknologi baru
• Lini, produk, atau aktivitas baru
• Operasi diluar negeri
• Perrnyataan akuntansi

3. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen penting dari pengendalian internal perusahaan, sebab sistem ini memungkinkan entitas memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalankan, mengelola, dan mengendalikan operasi perusahaan.

4. Aktivitas Pengendalian
Ini ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak beres /salah. Aktivitas pengendalian ini dapat dikategorikan melelui :

• Pemisahan tugas Bermanfaat untuk mencegah adanya tindak kecurangan.
• Pengendalian pemrosesan informasi
• Pengendalian fisik
• Review kerja

5. Pemantauan
Sistem pengendalian intern yang dipantau maka kekurangan dapat ditemukan dan efektifitas pengendalian meningkat. Pemantauan / monitoring penting karena berkaitan dengan pencapaian target/tujuan.

Sumber : https://eviasiyah.wordpress.com/2013/12/06/3-7-sebutkan-dan-jelaskan-elemen-pengendalian-internal-versi-coso/

Pengendalian Intern meurut COSO

COSO mendefinisikan pengendalian internal adalah suatu proses. Ketika melakukan evaluasi pengendalian internal, harus diingat bahwa yang dievaluasi adalah proses, bukan hasil. Suatu proses yang efektif adalah lebih seperti menuju kearah hasil yang diinginkan

                                                                                     

Kerangka kerja COSO melihat pengendalian internal sebagai bangunan yang utuh pada proses bisnis suatu organisasi, dan bukan sebagai komponen terpisah  pada aktivitas bisnis suatu perusahaan.

Dalam membangun internal control, management diharuskan melakukan 4 hal :

1. Menetapkan tujuan usaha.
2. Identifikasi resiko dalam mencapai tujuan.
3. Menetapkan bagaimana mengelola resiko yang telah teridentifikasi
4. Apabila diperlukan, menetapkan tujuan pengendalian sebagai cara untuk mengelola risiko tertentu.
5. Pengendalian yang dilakukan oleh individu dirancang & diterapkan sesuai dengan tujuan pengendalian yang telah ditetapkan.

Pengendalian internal menurut COSO terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling berhubungan. Komponen ini didapat dari cara manajemen menjalankan bisnisnya, dan terintegrasi dengan proses manajemen. Adapun 5 (lima) komponen Pengendalian internal tersebut adalah :

a.     Control Environment

Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen Pengendalian Internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Lingkungan Pengendalian (Control Environment), menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang pengendalian. Faktor lingkungan pengendalian termasuk :

• Integritas, nilai etika dan kemampuan orang-orang dalam entitas.
• Filosofi manajemen dan Gaya Operasi
• Cara Manajemen untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab, mengorganisasikan dan mengembangkan orang-orangnya.
• Perhatian dan arahan yang diberikan dewan direksi.

b.     Risk Assesment

Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. Karena kondisi ekonomi, industri, regulasi, dan operasi selalu berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menghadapi resiko-resiko spesial terkait dengan perubahan tersebut.

c.      Control Activities

Aktivitas Pengendalian (Control Activities), yaitu kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Control Activities membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil dalam menghadapi resiko sehingga tujuan entitas dapat tercapai. Control activities termasuk berbagai kegiatan yang berbeda-beda, seperti :

• Penyetujuan (Approvals)
• Otorisasi (Authorization)
• Verifikasi (Verifications)
• Rekonsiliasi (Reconciliations)
• Review terhadap performa operasi (Reviews of Operating Performance)
• Keamanan terhadap Aset (Security of Assets)
• Pemisahan tugas (Segregation of duties)

d.     Information and Communication

Informasi dan Komunikasi (Information Processing and Communication), yaitu sistem akuntansi yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut.

Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan orang-orang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis.

e.     Monitoring

Monitoring (Monitoring), yaitu proses penilaian mutu kinerja sistem pengendalian intern, sepanjang waktu. Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu. Monitoring dapat berjalan dengan baik melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya.

Sumber :http://kartikaarif.blogspot.co.id/2013/03/pengendalian-internal-menurut-coso_7932.html